Dicas para produzir um evento corporativo de sucesso

Como produzir um evento? 5 dicas para produzir um evento corporativo de sucesso

Estar no mundo corporativo requer conhecimentos em diversos assuntos. É preciso saber um pouco sobre todas as áreas e processos, incluindo eventos. Afinal, eles são fundamentais para estreitar relacionamentos com colaboradores, clientes e consumidores, aumentar a motivação e gerar destaque para uma empresa.

Portanto, independente do tamanho de sua empresa, mais cedo ou mais tarde surgirá a necessidade de realizar um evento corporativo, mesmo que pequeno. E você saberá por onde começar?

Como produzir um evento corporativo

Produzir um evento corporativo não é tarefa fácil. Mesmo terceirizando o serviço, sempre surgirão dúvidas, inclusive a respeito da forma de trabalho da empresa contratada. Nessas horas, é bom poder contar com uma ajudinha sobre todos os detalhes que devem ter maior cuidado, garantindo que tudo sairá como planejado.

Pensando nisso, criamos uma lista com 5 dicas para produzir um evento de sucesso. Confira:

1. Tenha um público e um objetivo definidos

Qualquer produção de evento parte de um objetivo. E, tendo o objetivo, é preciso que se tenha um público específico. Ambos podem, inclusive, ser definidos num mesmo brainstorm, como ao detectar a necessidade de um encontro para apresentar as novas metas para a equipe de vendas. Ou, quem sabe, o objetivo venha primeiro que o público, como na hipótese de necessidade de evento de lançamento de um produto e, após alguns debates, a decisão de direcioná-lo para blogueiras.

Independente do caso, é preciso ter claramente definidos esses dois pontos, pois essa definição influenciará diretamente inúmeros detalhes do processo, como definição do local, atrações, materiais e muitos outros. Se tratando do público, o ideal é definí-lo com o maior número de detalhes possível, levando em consideração informações como sexo, idade, renda e interesses. 

Dessa forma, dependendo o objetivo do evento, é possível criar uma persona que traduza exatamente o que o seu convidado espera encontrar, tornando muito mais fácil definir as próximas etapas. 

2. Tenha um planejamento detalhado com um cronograma

Tendo definido objetivo e público, é hora de passar a ideia para o papel. Crie um planejamento claro de detalhado com tudo o que compõe o processo e precisa ser organizado. Um cronograma com datas, orçamentos disponíveis e tarefas a serem cumpridas, que seja de claro entendimento para todos os envolvidos, irá auxiliar para que nada fuja do controle.

Reuniões presenciais constantes para acompanhar o andamento também são de grande ajuda

3. Escolha um local adequado

Cada tipo de evento irá exigir um espaço diferente para que tudo saia como esperado. Uma reunião para os colaboradores internos, com poucos participantes, pode ser realizada na própria empresa, mas se for uma conferência ou lançamento, é preciso um local maior.

Tenha em mente tudo o que diversos lugares podem oferecer. Um bom hotel, por exemplo, irá dispor de salas e auditórios, além da comodidade para os convidados que são de outras cidades. Já um restaurante pode oferecer um espaço exclusivo para um evento mais casual e intimista, como confraternizações, acrescentado a um bom cardápio, um ambiente agradável e experiência única.

4. Crie uma programação repleta de experiências

Um bom evento corporativo possui início, meio e fim. Para isso, é preciso definir cuidadosamente qual será a programação e estipular horários. Pense na recepção dos convidados e direcionamento dos mesmos para todas as atividades elaboradas, como palestras, discussões e coffee breaks, por exemplo.

Caso seja preciso mudar de sala no decorrer do evento, cuide para que haja avisos e sinalização, evitando atrasos e fazendo com que todos aproveitem o máximo possível. E, em paralelo a todos esses detalhes, insira experiências que surpreendam os convidados e façam com que o engajamento seja muito maior!

Eventos corporativos tendem a ser estressantes e cansativos, então faça com que o da sua empresa seja diferente! Pense em alguma dinâmica, escolha um tema ou local inusitado, que mantenham a seriedade, mas ao mesmo tempo façam seus convidados viverem uma ótima experiência, absorvendo todas as informações de forma mais leve. 

5. Cuide da divulgação e abuse da tecnologia

Se o evento for destinado ao público interno, alguns e-mails e avisos podem ser suficientes para que todos participem, mas isso não significa que não possa haver criatividade. Pense em algum convite diferente, ou mesmo um simples, mas que seja entregue com um mimo, e perceba a diferença.

Já para o público externo, um pequeno planejamento que envolva alguns envios de e-mails ou mensagens pode ser primordial para reforçar. A utilização de redes sociais para que haja interação e resposta às dúvidas também é importante, pois irá ajudar sua marca a gerar engajamento e passar credibilidade.

Nos dois casos, utilize o máximo possível as ferramentas que a tecnologia possibilita. Crie hashtags específicas para o evento, por exemplo, e incentive o público a utilizá-las em seus textos ou fotos. Utilize a fanpage da sua empresa ou do evento e redes sociais como o Instagram, aliadas a essa ideia, para publicar teasers e medir a expectativa gerada. Peça para que as pessoas que já confirmaram presença mandem áudios contando o que esperam do evento e exiba-os em uma tela na data definida… E estude todas as outras infinitas possibilidades.

Essas são dicas básicas, que serão aplicáveis de acordo com o objetivo determinado. Mas se atentar a todos os itens citados será o primeiro grande passo para produzir um evento corporativo de sucesso.

E você, conhece alguma dica que possa ser utilizada ou utilizou alguma e obteve bons resultados? Deixe um comentário dizendo qual é!

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